Етап перегляду приміщення для підприємця починається відразу після вибору кількох офісів, відповідних за такими параметрами - місце розташування, планування, квадратура. Сама процедура не складна, потрібно тільки не випустити з уваги значущі нюанси. На перший погляд вони здадуться незначними, проте в процесі експлуатації офісу можуть створити певні проблеми.
При огляді слід вести діалог з орендодавцем, проявляючи наполегливість і принциповість в деяких аспектах. Основний посил - «довіряй, але перевіряй».
Наша консалтингова компанія хоче розповісти про всі нюанси вибору офісного приміщення. Поради та рекомендації допоможуть вам знайти оптимальне місце для ведення активної ділової діяльності.
Обов'язкова оцінка інфраструктури бізнес-центру
Прибувши до будівлі, в якому здається офіс в оренду, оціните навколишнє інфраструктуру. Чи є поблизу аптеки, банки, магазини, торгові центри, ресторан і кафе. Наскільки бізнес центр віддалений від метро, автобусної зупинки, паркувальної зони. Також для деяких офісних співробітників може бути важливим наявність поруч з бізнес-центром шкіл, дитячих садків, спортзалів і копіювальних центрів.
Подбайте про те, щоб вашим співробітникам було зручно добиратися до роботи. Не бажано вибирати офіс, який знаходиться поруч з великими магістралями або ж в промисловій зоні.
Великою перевагою стане наявність охороняється паркувальної зони. Співробітник буде розуміти, що його транспортний засіб знаходиться в захищеному місці і зможе повністю сконцентруватися на роботі.
Також хороша інфраструктура справить позитивне враження на ваших клієнтів і партнерів.
Заходимо всередину бізнес-центру
У будівлі повинно бути красиво і чисто. Якщо вам приємно і зручно в ньому перебувати, значить БЦ влаштує і ваших співробітників. Зверніть увагу на розташування офісу, на зони відпочинку і на систему безпеки.
Успішні компанії вважають за краще знімати офіси в бізнес-центрах класу «А» і «В». Вони не тільки мають гарний фасад, але і чудовий інтер'єр, максимальне інженерне оснащення, сучасну систему контролю. Якщо ви не готові собі дозволити оренду офісу в таких БЦ, то можна орієнтуватися на будівлі середнього класу. Серед них також є гідні варіанти.
Саме на зовнішній вигляд будівлі і на інтер'єр звертатимуть увагу ваші клієнти. Їхня думка про вашу компанію сформується вже на цьому етапі. Далі воно може змінитися, але, як відомо, перше враження - найправильніше. Ще раз по пунктах (для закріплення):
Оцініть доступ до будівлі. Бізнес центри класу А, В + і В мають доступ 24/7.
Огляньте вхідну групу центру. У вартість експлуатаційних послуг, які оплачує орендар, входить прибирання та охорона місць громадського користування бізнес центру.
Зверніть увагу на системи вентиляції та кондиціонування. Правильно організована система вентиляції і кондиціонування офісних приміщень гарантує зниження захворюваності співробітників і як наслідок високу продуктивність праці, зменшення виплат за лікарняними.
Перевірте працездатність ліфтів. Також обов'язкова наявність сходів,
Зайдіть в їдальню і проведіть ретельний аналіз на предмет її відповідності чинним вимогам СНиП-ів і санітарних норм. В їдальні повинна бути хороша система витяжки, щоб запахи не поширювалися по всьому поверху, проникаючи через вентиляцію в офісні приміщення і в місця загального користування.
Не проходьте повз санвузла. Оцініть рівень його змісту в чистоті, а також зверніть увагу на наявність засобів гігієни в необхідних кількостях. Всі системи вентиляції повинні бути справними.
Що потрібно перевірити після входу в офіс?
Почніть детальний огляд зі стін, стель і підлог. Неприпустимо наявність тріщин, грибка, цвілі, дірок і інших дефектів. Далі приділіть час інженерних систем. Увімкніть вентиляцію і кондиціонери.
Важливо, щоб всі системи працювали правильно, створюючи оптимальний мікроклімат в приміщенні для плідної праці. Неприпустимо перевищення температури вище показника + 20-25 градусів Цельсія. В таких умовах людина схильна до швидкої втоми. Інші аспекти, які не можна залишати без уваги:
- кількість розеток (можливо буде потрібно додатковий їх монтаж, це узгоджується з керуючою компанією);
- стан меблів (якщо вона є в офісі);
- тип планування;
- рівень і вид освітлення;
- кількість заведених інтернет провайдерів.
Іншими словами, вам потрібно перевірити відповідність офісу заявленому орендодавцем класу. Якщо буде виявлено невідповідність, то можна відмовитися від оренди або попросити зниження її вартості. Якщо ж умови і інфраструктура повністю відповідають визначеним класу, то можна переходити до наступного кроку.
Умови договору - ознайомлення
Всі формулювання угоді повинні бути точними, ясними і зрозумілими. У ньому повинна бути присутня інформація про те, хто повинен оплачувати комунальні та охоронні послуги (а також, в який період місяця, кварталу, декади це робити). Інші обов'язкові пункти:
- Обставини для обопільного або одностороннього розірвання договору.
- Порядок передачі офісу в оренду.
- Особливості вирішення спорів.
- Банківські реквізити сторін.
- Розмір орендної плати.
- Перевірка орендодавця - це обов'язкова процедура
Дізнайтеся, з ким ви маєте справу. Якщо це юридична або фізична особа, яка пропонує суборенду, то вимагайте у нього документи, які підтверджують згоду власника офісу на повторну здачу вже орендованого у нього приміщення.
Якщо ж перед вами власник офісу, то запитайте у нього документи, що підтверджують право власності. Ще вимагайте паспорт і звірте його дані з даними, зазначеними в паперах про право власності.
Якщо перед вами представник власника, то вимагайте у нього довіреність. Цей документ юридично підтвердить право цієї людини представляти інтереси реального власника комерційної нерухомості.