Оренда офісного приміщення - звична справа для бізнесу, але вона тягне за собою низку податкових нюансів. Підприємцям важливо розуміти, які податки виникають при орендних відносинах у 2024-2025 роках, як правильно оформити договір та уникнути ризиків. У цій аналітичній статті розглянемо оподаткування оренди офісу з точки зору орендаря - від ФОП до ТОВ, оподаткування виплат фізичним особам, особливості роботи з орендодавцями-неплатниками ПДВ, а також наслідки неоформленої оренди чи готівкових розрахунків. Матеріал подано у форматі бізнес-блогу з практичними прикладами для кращого розуміння.
Податки для орендаря залежно від форми бізнесу (ФОП, ТОВ тощо)
Податкове навантаження орендаря офісу залежить від системи оподаткування, на якій він перебуває, та від статусу орендодавця. Загалом орендна плата за офіс входить до витрат бізнесу, але порядок оподаткування цих витрат різниться:
ФОП на єдиному податку (група 2 або 3). Орендна плата не впливає на суму єдиного податку, оскільки цей податок сплачується з доходу (виручки) за фіксованою ставкою. ФОП-"єдинник" групи 2 сплачує фіксовану суму (до 20% від мінімальної зарплати) незалежно від витрат. ФОП групи 3 сплачує 5% від доходу (або 3% + ПДВ) і також не враховує витрати при обчисленні податку. Отже, оренда для єдинників - це передусім фінансове навантаження, але не фактор розрахунку податку. Втім, витрати на офіс варто документально підтверджувати, аби при перевірці не виникло питань щодо реальності бізнесу.
ФОП на загальній системі. Для підприємця на загальній системі орендна плата є частиною витрат, що зменшують оподатковуваний чистий дохід. ФОП-загальносистемник сплачує 18% податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) і 1,5% військового збору з чистого прибутку (різниці між виручкою та витратами)buh.ligazakon.net. Наприклад, якщо ФОП отримав виручку 100 тис. грн, а 20 тис. грн витратив на оренду офісу, то податок він платитиме з чистого доходу 80 тис. грн, що дозволяє зекономити 19,5% від суми оренди (в даному разі ~3,9 тис. грн). Висновок: оформлена оренда офісу вигідна загальносистемникам, оскільки зменшує базу оподаткування.
ТОВ та інші юрособи на загальній системі (податок на прибуток). Орендна плата за офіс включається до складу витрат підприємства. Це зменшує фінансовий результат до оподаткування, отже і суму податку на прибуток (ставка 18%). Таким чином, оренда фактично знижує прибуток, з якого обчислюється податок. Для врахування витрат потрібні правильно оформлені документи: договір оренди, акт приймання-передачі приміщення (якщо передбачено), рахунки та платіжні документи, що підтверджують сплату оренди.
Суб'єкти - платники ПДВ. Якщо орендар зареєстрований платником ПДВ, він може отримати податковий кредит з ПДВ, сплаченого у складі орендної плати, але лише за умови, що орендодавець є платником ПДВ і склав податкову накладну. Тобто, коли орендодавець надає офіс і нараховує ПДВ, орендар відносить сплачений податок (20% суми) до свого податкового кредиту і зменшує власні зобов'язання з ПДВ. Приклад: якщо місячна орендна плата становить 12 000 грн (у тому числі 2 000 грн ПДВ) від платника ПДВ, підприємство-орендар сплатить 12 000 грн, але 2 000 грн поверне собі у вигляді податкового кредиту, фактично витративши 10 000 грн (без ПДВ). Якщо ж орендодавець не є платником ПДВ, податок на додану вартість нараховуватися не буде - орендар сплачує лише суму оренди, але й не отримує податкового кредиту. В результаті в аналогічному прикладі при орендній платі 10 000 грн без ПДВ орендар витрачає всі 10 000 грн як витрати, не отримуючи компенсації 20%, що була б у вигляді кредиту, якби орендодавець мав статус платника ПДВ. Отже, для платників ПДВ вигідніше мати орендодавця з ПДВ, тоді як для єдинників або неплатників ПДВ краще працювати з орендодавцями-неплатниками (щоб не переплачувати 20% зверху).
Важливо: Податкові обов'язки орендаря можуть включати не лише власні податки (як от єдиний податок чи податок на прибуток), а й сплату податків за орендодавця. Зокрема, коли підприємство орендує офіс у звичайної фізичної особи (не ФОП), воно виступає податковим агентом для такого орендодавця. Це означає, що орендар зобов'язаний нарахувати і утримати з виплачуваної суми 18% ПДФО та 1,5% військового збору і перерахувати їх до бюджету. Докладніше про це - у наступному розділі.
Оренда офісу у фізичної особи: оподаткування доходу орендодавця
Ситуація, коли офісне приміщення належить приватній особі (громадянину) і орендується бізнесом, є поширеною. В такому разі виникає специфічний порядок оподаткування, адже дохід від здавання майна в оренду підлягає сплаті ПДФО та військового збору. Обов'язок утримати і сплатити ці податки лежить на орендареві (юрособі чи ФОП), який виступає податковим агентом орендодавця-громадянина. Розглянемо основні правила оподаткування орендної плати, яку отримує фізична особа:
Ставки податків. Доходи від надання нерухомості в оренду оподатковуються за ставкою 18% ПДФО (податок на доходи фізосіб) згідно з п.п. 164.2.5 ПКУ. Додатково утримується військовий збір 1,5% (вказано як 1,5%, що разом дає 19,5% від суми доходу). Таким чином, сумарне податкове навантаження на виплату фізособі становить 19,5%. Приклад розрахунку: якщо орендна плата за договором - 10 000 грн на місяць, при виплаті доходу фізособі орендар повинен утримати 1 800 грн ПДФО та 150 грн військового збору (разом 1 950 грн) та перерахувати їх до бюджету. Фактично власник отримає "на руки" 8 050 грн після оподаткування. Ці податки сплачуються до місцевого бюджету за місцем реєстрації орендаря. У платіжному дорученні при перерахуванні податків важливо правильно зазначити призначення і код бюджетної класифікації.
Строки сплати податку. Податковий кодекс встановлює особливі строки перерахування утриманих сум залежно від форми виплати доходу. Якщо орендну плату перераховують на банківський рахунок орендодавця - податки сплачуються одночасно з виплатою доходу. При виплаті готівкою через касу підприємства або у негрошовій формі - протягом 3 банківських днів, наступних за днем виплати. Якщо дохід нараховано, але не виплачено фізособі, то утримані податки слід перерахувати до 30-го числа місяця, що настає за місяцем нарахування. Іншими словами, навіть якщо орендну плату ще не виплачено фізособі, але настав строк її нарахування за договором - податки потрібно сплатити авансом. Така ситуація може виникати, якщо договіром передбачено щомісячне нарахування орендних платежів. Тому підприємцям варто звернути увагу на формулювання договору щодо моменту виникнення доходу орендодавця.
Звітність податкового агента. Суми виплаченої орендної плати фізособі та утриманих податків відображаються орендарем у квартальному Податковому розрахунку (форма №1ДФ, з 2021 року об'єднана звітність) - у Додатку 4ДФ. Доходи від оренди зазначаються з ознакою доходу "157". Орендар подає такий розрахунок щокварталу до податкової. Важливо не забути відобразити як суму виплаченого доходу, так і утримані 18% та 1,5%, інакше можуть бути штрафи за заниження або неподання відомостей.
ЄСВ на оренду не нараховується. Орендна плата фізичній особі не обкладається єдиним соціальним внеском, оскільки договір оренди - це не трудові відносини і не послуга, а передача майна в користування. Податковий кодекс прямо виключає такі виплати з бази нарахування ЄСВ. Податківці також підтверджують, що договір оренди не є підставою для ЄСВ. Тому орендар не сплачує 22% ЄСВ із суми орендної плати. Практична порада: у договорі оренди з фізособою бажано уникати формулювань на кшталт "надання послуг оренди" чи "послуги з користування приміщенням", щоб у перевіряючих не виникло помилкового тлумачення договору як договору про послуги (ЦПХ), на які ЄСВ нараховується
Мінімальна сума орендного платежу. Законодавство ввело поняття мінімальної орендної плати для нерухомості, яка визначається місцевою владою. Якщо в договорі зазначена занадто низька орендна плата, податківці можуть вимагати сплати ПДФО не менше ніж з мінімальної суми оренди за дану площу в даному регіоні. Органи місцевого самоврядування щороку встановлюють мінімальну вартість місячної оренди 1 кв. м для різних типів нерухомості. Якщо фактична плата нижча, податок рахується від мінімальної суми. Однак, якщо місцева рада не визначила мінімальну суму на поточний рік, базою оподаткування є фактичний платіж. Для орендаря це означає, що занадто низька плата "для своїх" не знизить податки для власника: податок все одно доведеться утримати із умовно більшої суми. Тож варто встановлювати орендну плату на рівні ринкової, щоб уникнути додаткових нарахувань.
Наведені правила стосуються випадків, коли орендодавець - звичайна фізична особа, що не зареєстрована як підприємець. В таких ситуаціях орендар завжди утримує 19,5% податків із виплат. Необхідно також пам'ятати, що орендодавець-фізособа отримує дохід вже за вирахуванням цих податків, тож при встановленні розміру орендної плати сторони мають це врахувати. Нерідко у договорі прописують, що сума оренди вказана "без урахування податків", аби податкове навантаження фактично ніс орендар. Це робиться з метою зацікавити власника нерухомості працювати легально - підприємству простіше сплатити податки, ніж фізособі втрачати 19,5% свого доходу. В результаті багато власників погоджуються оформити підприємницьку діяльність (зареєструватися як ФОП) для здавання офісів, щоб отримувати всю суму оренди цілком, без утримань. Розглянемо, як оподатковуються орендні відносини, якщо орендодавець - ФОП або інша юридична особа.
Оренда офісу у ФОП чи компанії: нюанси для платника єдиного податку та ПДВ
Часто офісні приміщення здають в оренду не приватні особи, а ФОП (фізичні особи - підприємці) або інші підприємства (ТОВ, приватні підприємства тощо). Такі орендодавці самостійно сплачують податки зі своїх доходів, тому механізм розрахунків відрізняється від описаного вище. Орендар у цьому випадку не утримує ПДФО і ВЗ, адже виплачує дохід суб'єкту підприємництва. Відповідно до п.177.8 ПКУ, якщо орендодавець надав документ про держреєстрацію як ФОП, то податковий агент (орендар) не утримує податок з виплачуваних сум. Достатньо копії витягу або виписки з Єдиного держреєстру, що підтверджує статус орендодавця-ФОП. Це правило діє і для ФОП-загальносистемників, і для єдинників. Наприклад, якщо власник офісу - ФОП (не важливо, на якій системі), то орендар виплачує йому орендну плату в повній сумі, без вирахування 19,5% податків. Таким чином, ФОП-орендодавець отримує весь дохід і вже самостійно сплачує податки зі своєї діяльності.
Які податки сплачує орендодавець-ФОП? Це залежить від його системи оподаткування:
ФОП на загальній системі включає отриману орендну плату до свого підприємницького доходу і наприкінці року сплачує 18% ПДФО + 1,5% ВЗ з чистого доходу (після вирахування дозволених витрат). Витратами в даному разі можуть бути, наприклад, комунальні платежі, утримання майна тощо, якщо вони документально підтверджені. Єдиний соціальний внесок (22% від мінімальної зарплати за місяць) ФОП сплачує за себе незалежно від доходів. Якщо ФОП також є платником ПДВ, він нараховує 20% ПДВ на суму оренди і подає податкову накладну орендарю (який, своєю чергою, відносить її до кредиту). ПДВ, отриманий від орендаря, підприємець сплачує до бюджету за підсумками звітного періоду.
ФОП на єдиному податку сплачує значно менший податок з орендного доходу - або фіксовану ставку (група 2), або 5% від отриманої суми (група 3 на ставці без ПДВ). Військовий збір при цьому не сплачується, а ПДФО не утримується податковим агентом, адже доходи вже оподатковуються єдиним податком. Фактично єдиний податок замінює собою ПДФО і ВЗ для ФОП. Приклад: ФОП 3-ї групи на 5% отримав від орендаря 10 000 грн за місяць - він залишає собі весь дохід і сплатить лише 500 грн єдиного податку з цієї суми у своїй квартальній декларації. Для орендаря така співпраця теж проста: 10 000 грн перерахували - 10 000 грн лягло на витрати, і жодних додаткових податкових зобов'язань.
ФОП-"єдинник" платник ПДВ (група 3 на ставці 3%) нараховує ПДВ на орендну плату. Наприклад, за договором 10 000 грн + ПДВ 20% = 12 000 грн з рахунку орендаря. Підприємець сплатить 3% єдиного податку (300 грн) і 20% ПДВ (2 000 грн мінус податковий кредит, якщо були витрати з ПДВ). Для орендаря-великого платника такий варіант теж прийнятний, оскільки він включить 2 000 грн до свого податкового кредиту.
Нюанси для орендаря: якщо ви орендуєте офіс у ФОП, подбайте про наявність копії витягу з ЄДР про державну реєстрацію цього ФОП. Це ваш "квиток" для ненарахування 19,5% податків при виплаті. Додатково варто переконатися, що оренда нерухомості входить до переліку видів діяльності цього ФОП (КВЕД 68.20 - Надання в оренду й експлуатацію власного чи орендованого нерухомого майна). Хоча закон прямо і не зобов'язує перевіряти КВЕДи контрагента, але така пересторога убезпечить від ситуації, коли ФОП згодом заявить, що він здавав майно як фізична особа, а не підприємець. У разі перевірки наявність КВЕД 68.20 та копії витягу в документах орендаря підтвердять, що ви правомірно не утримували ПДФО.
Чому вигідно співпрацювати з ФОП чи юрособою? Підприємствам-орендарям зазвичай зручніше орендувати приміщення у ФОП або компаній, ніж у звичайних громадян. По-перше, не потрібно сплачувати податок з орендних платежів "за того хлопця" - орендодавець сам покриває своє податкове навантаження. По-друге, платежі проходять без утримань, тож власник отримує більше грошей на руки - це дозволяє домовитися про нижчу валову суму оренди. Є й практичний момент: розрахунки з ФОП/юрособою здійснюються на їхній рахунок або через касу з видатковим касовим ордером, і такі витрати легше документально оформити.
Важливо для платників єдиного податку (орендарів і орендодавців): Є певні обмеження, встановлені Податковим кодексом, щодо надання майна в оренду на спрощеній системі. Якщо ваш орендодавець - ФОП групи 2, він не має права надавати послуги оренди юридичним особам або ФОП на загальній системі. Група 2 дозволена лише для роботи з населенням та платниками єдиного податку. Тож, коли ТОВ на загальній системі винаймає офіс, ФОП-орендодавець не може залишатися на 2 групі - він зобов'язаний перейти на 3 групу або загальну систему. Цей нюанс часто упускають, але він критичний: якщо податківці виявлять порушення (ФОП 2 групи обслуговує загальносистемника), підприємця переведуть на загальну систему заднім числом. Для орендаря це ризикова ситуація, адже договір з ФОП 2 групи фактично буде недійсним з точки зору його умов (сторона не мала права укладати), і витрати можуть не визнаватися. Тому при укладенні договору перевірте, на якій групі єдиного податку ваш контрагент та хто він має право обслуговувати.
Крім того, незалежно від групи єдиного податку, встановлені обмеження за площею нерухомості, яку може здавати спрощенець. ФОП 1-3 груп не можуть надавати в оренду: земельні ділянки понад 0,2 га, житлові приміщення понад 400 кв.м, нежитлові приміщення понад 900 кв.м. Якщо підприємець перевищує ці ліміти (сумарно по всіх об'єктах), він втрачає право бути платником єдиного податку. Для орендаря це означає потенційні зміни в умовах договору: орендодавцю доведеться або відмовитися від спрощеної системи (і, можливо, підняти орендну плату через зростання податкових витрат), або зменшити площу, що здається. Тож якщо ви плануєте оренду великого офісного простору у ФОП, переконайтеся, що у того не виникне проблем з лімітами. Закон допускає здавати частину приміщення в межах ліміту як ФОП, а решту - як фізособа на загальній системі, але податкова стоїть на сторожі таких схем і може позбавити спрощенця статусу, якщо виявить паралельну оренду як ФОП і як фізособа. Оптимальний шлях - вести діяльність прозоро і в межах правил, щоб не наразити бізнес на податкові спори.
Правильне оформлення договору оренди офісу
Правильне документальне оформлення орендних відносин - запорука податкової безпеки орендаря. Договір оренди офісу має бути складений у письмовій формі та містити всі істотні умови, передбачені законом (сторони, об'єкт оренди, строк, розмір і порядок сплати орендної плати тощо). Ось кілька порад щодо укладення договору та оформлення документів:
Форма договору. Для оренди офісного (нежитлового) приміщення закон вимагає обов'язкового нотаріального посвідчення та державної реєстрації, якщо строк договору 3 роки або більше. Тобто, довгострокові угоди (від 36 місяців) потрібно завірити у нотаріуса і внести до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно. Якщо ж ви не хочете зайвих клопотів з нотаріусом, практичним рішенням є укласти договір на 2 роки 11 місяців, а потім за потреби пролонговувати або переукласти - такий договір не потребує нотаріального посвідчення. Втім, і короткостроковий договір потрібно оформити письмово у двох примірниках (по одному для кожної сторони). Уважно перевірте, щоб у договорі були правильно зазначені реквізити сторін (для юросіб - назва, код ЄДРПОУ; для ФОП - ПІБ, ІПН; для фізособи - ПІБ, паспортні дані, РНОКПП), адреса та характеристики приміщення (площа, розташування), розмір оренди і строки її сплати, умови індексації чи перегляду орендної плати, відповідальність за несплату, строк дії договору та умови його дострокового розірвання.
Акт приймання-передачі приміщення. Після підписання договору сторони складають акт приймання-передачі, в якому фіксують, що приміщення передано орендарю у визначеному стані, з переліком майна (якщо передається разом з меблями чи обладнанням). Цей акт важливий як доказ початку користування приміщенням і підтвердження права орендаря на його експлуатацію. Без акту можуть виникнути питання щодо дати початку оренди і нарахування орендної плати. По завершенні терміну оренди або при достроковому поверненні приміщення складається акт повернення приміщення орендодавцю.
Первинні документи на щомісячні платежі. Згідно з вимогами бухгалтерського обліку, кожна операція має бути підтверджена первинним документом. Орендна плата - не виключення. Якщо орендодавець - юрособа або ФОП, зазвичай достатньо платіжного доручення (при безготівковому розрахунку) або видаткового касового ордера/квитанції (при готівковому) як підтвердження оплати. Деякі орендодавці додатково щомісяця підписують акт наданих послуг/оренди, але податківці часто вказують, що для оренди акт не обов'язковий, достатньо договору і платіжки. Якщо ж орендодавець - фізична особа, варто вимагати від нього розписку про отримання готівки (якщо платіж готівковий) або також оформити касовий ордер. Це захистить орендаря, доводячи, що кошти дійсно передавалися власнику. Пам'ятайте: видатки без документів не враховуються у податковому обліку. Податкова може зняти з витрат усю суму оренди, якщо не буде договору або доказів оплати, заявивши, що зв'язку витрат з господарською діяльністю не підтверджено.
Додаткові умови щодо податків. У договорі бажано прописати, хто є податковим агентом при виплаті орендної плати (це потрібно, якщо орендодавець - фізособа). Як правило, достатньо послатись на норму закону, але інколи включають умову, що орендар утримує податки і сплачує їх, а орендодавцю виплачується сума за вирахуванням податків. Також можна зазначити, що орендодавець-підприємець зобов'язується самостійно сплачувати податки і збори зі своєї підприємницької діяльності, аби уникнути подвійного трактування. Якщо орендодавець - платник ПДВ, окремо обговоріть суму оренди: вона вказується "без ПДВ" чи "з ПДВ", і відповідно, чи додається 20% до базової суми. Це впливає на витрати орендаря і розрахунки. Не зайвим буде прописати й порядок відшкодування комунальних послуг: чи входять вони в орендну плату, чи оплачуються додатково. Зауважте: якщо орендар компенсує комунальні платежі орендодавцю-ФОП окремо (поза сумою оренди), то для ФОП це теж дохід, що оподатковується єдиним податком. Тому часто сторони домовляються встановити фіксовану суму, яка вже включає умовну плату за комунальні послуги, або оформлюють договори з постачальниками комунальних послуг безпосередньо на орендаря.
Перевірка права власності. Хоч це і не суто податковий аспект, але обов'язково пересвідчіться, що особа, яка здає вам офіс, має на це право. Попросіть копію документа про право власності на приміщення або витяг з реєстру речових прав. Якщо орендодавець діє через представника (наприклад, директора компанії чи довірену особу), перевірте довіреність або статутні документи. Випадки шахрайства з "псевдоорендою" непоодинокі, і податкові наслідки тут вторинні порівняно з ризиком втратити гроші. Але навіть якщо приміщення використовується без законних підстав, податкова все одно може вимагати сплати податків (якщо гроші сплачувались). Отже, юридична чистота угоди - передумова спокійної роботи в орендованому офісі.
Наслідки відсутності договору або розрахунків готівкою
Неофіційна оренда - це ризик як з юридичного, так і з податкового погляду. Дехто намагається економити, домовляючись "на чесне слово" і сплачуючи оренду готівкою без документів. Розглянемо, чим це може обернутися:
Витрати не визнаються податковими. Якщо у вас немає належним чином оформленого договору оренди, актів та квитанцій, то, з точки зору податкової, ваших витрат на офіс... не існує. У разі перевірки всі сплачені кошти за такий "сірий" офіс до витрат не включать. Для платника податку на прибуток це означає штучне завищення прибутку і додатковий податок 18% на всю суму оренди. Для ФОП-загальносистемника - завищення чистого доходу і зайві 19,5% ПДФО+ВЗ. Фактично, гроші заплачені, але податкової вигоди жодної - ви навіть навпаки переплатите податки. А отже, економія на оформленні перетвориться на втрати.
Штрафи за несплату податків. Орендодавець-фізособа, який отримує дохід неофіційно, ухиляється від сплати податку. Якщо податкова виявить такий факт, донарахують 18% ПДФО та 1,5% ВЗ, плюс штраф 25% від суми несплаченого податку (за ст.127 ПКУ). А в разі значних сум може загрожувати і кримінальна відповідальність: штраф від 85 тис. до 170 тис. грн за ст.212 Кримінального кодексу (при умисному ухиленні в значних розмірах). Причому відповідальність нестиме, швидше за все, саме орендодавець як платник податку. Однак і для орендаря ризики є: податкова може застосувати штраф за невиконання обов'язків податкового агента (25% від суми податку, неутриманого та неперерахованого в бюджет). Іншими словами, якщо підприємство мало утримати 19,5% з виплат фізособі, але не зробило цього - його оштрафують на чверть цієї суми. А у випадку перевірки контролери можуть передати інформацію і до податкової міліції/ДПС для притягнення власника приміщення до відповідальності.
Обмеження на готівкові платежі. В Україні діють ліміти на розрахунки готівкою. Для розрахунків підприємства (або ФОП) з фізичною особою діє ліміт до 50 000 грн на день. Тобто якщо орендна плата велика (скажімо, 100 тис. грн на місяць), її не можна офіційно заплатити одним платежем готівкою - тільки через банк. Можна розбити на декілька днів по 50 тис., але такі маніпуляції можуть викликати підозри у банку та податкових органів. Для розрахунків між підприємствами/ФОП ліміт ще менший - 10 000 грн в день cv.tax.gov.ua. Таким чином, сплачуючи оренду готівкою, легко порушити ці норми. За перевищення лімітів передбачені санкції (наприклад, штраф у розмірі від 1700 грн за порушення порядку ведення готівкових розрахунків). Крім того, банки зобов'язані моніторити великі зняття готівки: якщо підприємство знімає гроші для виплати фізособі, банк може запитати підтвердні документи (договір, рахунок). Без договору ви таких документів не надасте, і банк може заблокувати операцію або повідомити Держфінмоніторинг. Таким чином, готівкові розрахунки без договору рано чи пізно випливуть назовні.
Відсутність правового захисту. Якщо договір оренди не укладено, орендар юридично беззахисний. Орендодавець у будь-який момент може вимагати звільнити приміщення, змінити умови, і ви не зможете відстояти свої права в суді - бо формально ніякого договору немає. Так само, у випадку претензій податкової, ви не доведете зв'язок витрат з бізнесом. Більше того, нікчемний (недійсний) договір не створює юридичних наслідків. Наприклад, якщо великий договір мав бути нотаріально посвідченим, але не був - його можуть визнати нікчемним, і всі орендні платежі за ним вважатимуться безпідставними. В результаті орендареві доведеться донарахувати податки на всю суму, а орендодавцю - повернути отримані гроші (теоретично власник може навіть не повернути, посилаючись на незаконність угоди, тоді доведеться стягувати в судовому порядку). Отже, робота без договору - це гра з вогнем для підприємця.
Податкові пільги та ризики: на що звернути увагу
Пільги при оренді офісу як такі відсутні - доходи від оренди оподатковуються на загальних підставах. Проте можна виділити деякі позитивні моменти та законодавчі послаблення, якими варто користуватися:
Зниження податкового навантаження через витрати. Як зазначалось, для платників податку на прибуток і загальносистемних ФОП орендна плата зменшує базу оподаткування. Це своєрідна "пільга", адже кожна гривня, сплачена за офіс, економить 18 копійок податку на прибуток (або 19,5 коп. ПДФО+ВЗ для ФОП). Тому варто документально оформляти всі витрати на офіс - оренду, комунальні, ремонти - щоб не платити зайвого.
Спрощена система для орендодавців. Якщо ваш орендодавець досі фізособа і вагається, як йому сплачувати податки, можете порадити стати ФОП на єдиному податку. Для вас як орендаря це не дає прямої податкової вигоди, але спрощує розрахунки (без утримань). Натомість для власника приміщення вигода відчутна: замість 19,5% з доходу він платитиме 5% або навіть 0% (якщо підпаде під пільги на період воєнного стану, коли деякі ФОП мали право сплачувати 2% єдиного податку, хоча станом на кінець 2023 цю пільгу скасовано). Як наслідок, орендодавець може запропонувати вам кращу ціну, працюючи офіційно. Спільна оптимізація оподаткування орендодавця і орендаря - запорука взаємовигідної співпраці.
Ризики використання пільг не за призначенням. Слід бути обережним, аби не потрапити під визначення "уникнення оподаткування". Наприклад, інколи компанії намагаються оформити співробітників як ФОП і "орендувати" у них домашній кабінет, щоб компенсувати частину зарплати через орендні платежі, не сплачуючи ЄСВ. Податкова відстежує такі схеми: якщо орендна плата явно замінює зарплату, це може кваліфікуватися як ухилення. Тоді донарахують податки і штрафи. Інший приклад - безоплатна оренда: коли приміщення надається безкоштовно (або за символічну 1 грн). Для орендодавця це означає відсутність доходу (і податку), але податкові органи можуть розцінити таку ситуацію як отримання орендарем безоплатної вигоди з необхідністю оподаткувати її (для юросіб - податкові різниці з transfer pricing або негосподарська діяльність, для фізосіб - додаткове благо). В ПКУ прямо передбачена мінімальна орендна плата, нижче якої оподаткування не опуститься. Тому краще уникати хитрощів на кшталт "оренда за 1 гривню" - вони привертають увагу перевіряючих і можуть спричинити донарахування податків за звичайними цінами.
Період воєнного стану та оренда. У 2022-2023 роках запроваджувались податкові послаблення (як-от 2% єдиний податок, мораторій на перевірки тощо), але у сфері орендної плати специфічних пільг не було. Проте деякі орендарі отримували звільнення від плати за оренду державного чи комунального майна у прифронтових зонах. Якщо ви орендуєте комунальний офіс, дізнайтеся в органу місцевої влади про можливі рішення щодо тимчасового звільнення від орендної плати або її зменшення - інколи такі рішення приймаються і фактично означають для вас "податкову пільгу", адже плата не нараховується. Але якщо плату скасовано, переконайтеся, що це оформлено рішенням власника майна, аби не виникло доходу у вигляді безоплатно отриманих послуг.
Податкові аспекти оренди офісу в Україні потребують уваги, але при правильному підході не створюють надмірного навантаження. Орендарю варто діяти прозоро: укладати офіційний договір, платити за безготівковим розрахунком або дотримуючись лімітів готівки, виконувати роль податкового агента при потребі. Орендодавцю ж доцільно обрати оптимальний режим оподаткування (ФОП-"єдинник" чи юрособа), щоб мінімізувати податки легальним шляхом. Така співпраця вигідна обом сторонам: бізнес спокійно враховує витрати, знижує свої податкові зобов'язання і працює в правовому полі, а власник приміщення отримує дохід без штрафів і з можливістю підтвердити його офіційно. У підсумку, оренда офісу перестає бути "головним болем" і стає звичайною господарською операцією, під повним контролем підприємця.